POTŘEBUJETE V DOBĚ COVIDOVÉ SVOLAT VALNOU HROMADU NEBO ČLENSKOU SCHŮZI?

Spoustu právnických osob se s tím potýká – obchodní korporace (typicky s.r.o., a.s.), družstva, spolky, SVJ, atp. Obvykle se zasedání kolektivního orgánu takovéto právnické osoby (typicky valné hromady nebo členské schůze), konalo za osobní přítomnosti členů rozhodujícího orgánu. Tomu pandemie nepřeje a spousta právnických osob zejména v souvislosti s blížící se lhůtou pro schvalování účetní závěrky řeší, co s tím.

Občanský zákoník a zákon o obchodních korporacích s tím u některých právnických osob výslovně počítá, když upravuje rozhodování orgánů mimo zasedání (tzv. rozhodování per rollam). Například u valné hromady společnosti s ručením omezeným je tato možnost dána ze zákona, společenská smlouva (nebo zakladatelská listina) ji však může aktivně vyloučit. Naopak u akciové společnosti, spolku, SVJ a družstva rozhodování per rollam musí stanovy výslovně připustit. Jenže co když na to stanovy nemyslí?

Řešení již minulý rok přinesl tzv. Lex Covid, tedy zákon č. 191/2020 Sb. Podle tohoto zákona platí, že do 30. června 2021 (bez ohledu na trvání mimořádného opatření při epidemii) může jakýkoliv orgán rozhodovat mimo zasedání v písemné formě (korespondenčně např. prostřednictvím české pošty) nebo s využitím technických prostředků (prostřednictvím internetu, videokonference, telekonference, atp.) i tehdy, nepřipouští-li to zakladatelské právní jednání. To znamená, že do 30. června 2021 mohou bez rozdílu rozhodovat per rollam všechny orgány právnické osoby.

Pokud nejsou podmínky rozhodování per rollam upraveny v zakladatelském právním jednání, bude třeba, aby je určil v případě zasedání nejvyššího orgánu statutární orgán, v případě jiného orgánu tento orgán. Podmínky musí být zároveň členům orgánu oznámeny v dostatečném předstihu před rozhodováním, a to typicky formou jednacího řádu.

Jak to tedy bude probíhat? Protože žijeme v 21. století, na poštu zapomeňme a pojďme se bavit o tom, jak to udělat nejjednodušeji bez zbytečného papírování – e-mailem, videokonferencí přes Microsoft Teams nebo telekonferencí.

Pokud tuto otázku Vaše zakladatelské právní jednání neupravuje, je třeba celý průběh, pravidla a podmínky stanovit v jednacím řádu, a to od způsobu zaslání pozvánky, určení času hlasování (je vhodné udržet odstup několika dní), přes způsob přijetí usnesení, až po určení lhůty a způsobu informování členů o výsledku hlasování.

Orgán, který virtuální zasedání svolává, pošle členům (typicky e-mailem evidovaným v seznamu členů orgánu) jednací řád s pozvánkou a návrhem programu, podklady důležitými pro rozhodování a průvodní informací, že bude rozhodováno mimo orgán, tedy per rollam, a to z důvodu pandemie.

Pokud má být hlasováno e-mailem, členové orgánu hlasují zasláním e-mailové zprávy v určeném časovém úseku na stanovenou e-mailovou adresu (typicky na e-mail společnosti, spolku) s tím, že ke každému bodu uvedou „pro“, „proti“ nebo „zdržel se“.

V případě, že chcete využít video nebo tele konferenci, hlasování bude probíhat v rámci této časově ohraničené video nebo tele konference např. prostřednictvím Microsoft Teams způsobem stanoveným v jednacím řádu, prakticky obdobně, jako při konání zasedání orgánu za osobní účasti členů, tedy i zápis z valné hromady nebo členské schůze per rollam bude obdobný.

V každém případě orgán, který virtuální zasedání svolal, vyhotoví o průběhu hlasování per rollam zápis s jeho vyhodnocením a zašle jej členům e-mailem nebo jej zveřejní na webových stránkách. Jak již výše uvedeno, přesný postup musí být uveden v jednacím řádu.

Je ovšem potřeba dát pozor na situace, kdy by rozhodnutí orgánu mělo být osvědčeno veřejnou listinou (typicky změna společenské smlouvy nebo stanov). V takovém případě se výše uvedený postup nedá použít.

Každé hlasování bude mít svá specifika a je třeba mít mechanismus správně nastaven a mít k tomu kvalitně zpracovanou dokumentaci. Pokud tedy potřebujete valnou hromadu nebo členskou schůzi svolat, doporučujeme Vám nechat si dokumentaci vždy připravit na míru, jinak riskujete neplatnost usnesení rozhodujícího orgánu, což např. v případě účetní závěrky může mít velice nepříjemné následky.